Time-to-Fill

Die Geschwindigkeit der Stellenbesetzung im Blick

Die Time-to-Fill ist eine zentrale HR-Kennzahl im modernen Recruiting. Sie misst, wie lange es durchschnittlich dauert, bis eine vakante Position besetzt wird – vom Moment der Stellenfreigabe bis zum ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters. In Zeiten des Fachkräftemangels und des intensiven Wettbewerbs um Talente ist diese Metrik für dein Unternehmen ein verlässlicher Indikator für die Effizienz Deines gesamten Einstellungsprozesses.

Definition und praktische Anwendung

Die Time-to-Fill beziffert die Anzahl der Tage, die zwischen der Genehmigung eines Personalbedarfs und der tatsächlichen Besetzung einer Stelle verstreichen. Diese Kennzahl umfasst damit den gesamten Weg – von der Bedarfsmeldung über die Stellenausschreibung, das Screening von Bewerbungen, Interviews und Verhandlungen bis zur Vertragsunterzeichnung und dem Arbeitsbeginn. Sie zeigt Dir also nicht nur, wie schnell Dein Recruiting-Team agiert, sondern auch, wie effizient die gesamte Kommunikation und Abstimmung zwischen HR-Abteilung, Fachabteilungen und Geschäftsleitung funktioniert.

Berechnung der Time-to-Fill

Die Berechnung ist denkbar einfach und folgt einer unkomplizierten Formel:

Time-to-Fill = Erste Arbeitstag des neuen Mitarbeiters – Tag der Stellenfreigabe

Ein praktisches Beispiel: Hat Dein Unternehmen eine Stelle am 2. Mai freigegeben und der neue Mitarbeiter tritt am 01. Juli sein Amt an, beträgt diese Kennzahl 60 Tage. Für die Berechnung eines Durchschnittswertes addierst Du einfach alle einzelnen Zeiten zusammen und teilst das Ergebnis durch die Anzahl der Neueinstellungen. Angenommen, Du hast im letzten Jahr fünf Positionen mit einer Time-to-Fill von 72, 95, 88, 110 und 80 Tagen besetzt – die durchschnittliche Besetzungsdauer beträgt dann 89 Tage.

Unterschied zwischen Time-to-Fill und Time-to-Hire

Diese beiden Begriffe werden oft verwechselt, obwohl sie Unterschiede aufweisen. Die Time-to-Hire beginnt je nach Definition erst mit der Veröffentlichung der Stellenanzeige (manchmal jedoch auch bei der Stellenfreigabe oder beim Eingang der ersten Bewerbung) und endet bei der Vertragsunterzeichnung – sie erfasst also nur den aktiven Bewerbungsprozess. Die Time-to-Fill dagegen beschreibt den gesamten Weg von der Bedarfsmeldung bis zum ersten Arbeitstag und ist damit umfassender. Die Time-to-Hire ist somit ein Teil der Time-to-Fill.

Was ist eine gute Time-to-Fill?

Hier greift ein wichtiger Punkt, es gibt keinen universellen Benchmark, der für alle Branchen und Positionen gleich gilt. Für einen IT-Spezialisten könnte das Recruiting 200 Tage benötigen, während eine Kundenservice-Position oft in 40 Tagen besetzt wird. Die Branche, die Art der Position, die Lage am Arbeitsmarkt und der Standort deines Unternehmens beeinflussen diese Kennzahl erheblich. Kleine und mittlere Unternehmen sollten ihre eigene Besetzungskennzahl als Maßstab nehmen und kontinuierlich versuchen, sie zu verbessern , anstatt sich mit großen Konzernen zu vergleichen.

Warum ist die Time-to-Fill so wichtig?

Die Bedeutung dieser Kennzahl ist nicht zu unterschätzen. Eine lange Time-to-Fill kostet Dein Unternehmen Geld. Offene Positionen belasten die Produktivität, erhöhen die Belastung des bestehenden Teams und können zu Umsatzeinbußen führen. Gleichzeitig signalisiert eine lange Besetzungsdauer den besten Kandidaten, dass Dein Unternehmen möglicherweise ineffizient arbeitet, viele Top-Talente nehmen dann lieber ein schnelleres Angebot eines Konkurrenten an.

Umgekehrt bietet eine kurze Time-to-Fill Dir enorme Vorteile. Du sicherst Dir schneller die besten Kandidaten, minimierst Vakanzkosten und sendest ein positives Signal über die Professionalität und Agilität deines Unternehmens. Das stärkt letztlich auch Dein Employer Branding.

Praktische Maßnahmen zur Optimierung

Nur zu messen hilft nicht – Du musst auch handeln.

Hier sind bewährte Strategien, um deine Time-to-Fill zu verkürzen

Klare Stellenanforderungen definieren: Bevor die Suche beginnt, solltest Du gemeinsam mit der Fachabteilung präzise Anforderungsprofile erarbeiten. Unklar formulierte Anforderungen führen zu Missverständnissen, falschen Bewerbungen und damit zu Zeitverlust. Je konkreter Dein Briefing, desto treffsicherer werden die Bewerbungen.

Stellenanzeigen zielgruppengerecht gestalten: Die Qualität Deiner Stellenanzeige entscheidet maßgeblich darüber, welche Kandidaten sich bewerben. Eine strukturierte, ansprechend formulierte Anzeige mit klaren Benefits zieht qualifizierte Kandidaten schneller an und reduziert Bearbeitungszeit für ungeeignete Bewerbungen.

Recruiting-Kanäle strategisch wählen: Nicht alle Kanäle sind für jede Position gleich wertvoll. Analysiere datengestützt, welche Jobbörsen, Netzwerke oder Plattformen für Deine Positionen die besten Ergebnisse liefern. Active Sourcing über LinkedIn und XING kann für spezialisierte Rollen schneller Erfolg bringen als reine Stellenanzeigen.

Ein Bewerbermanagementsystem (ATS) nutzen: Digitale Lösungen automatisieren zeitraubende Prozesse – von der Eingangsbestätigung über das Screening bis zur Interviewkoordination. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch menschliche Fehler.

Schnelle Entscheidungsprozesse etablieren: Zu viele Interviewrunden oder langwierige Abstimmungen zwischen Abteilungen verlängern die Besetzungsdauer unnötig. Definiere frühzeitig, wer an Entscheidungen beteiligt ist und in welchem Zeitrahmen Feedback gegeben werden muss.

Einen Talentpool aufbauen: Eine kontinuierliche Pflege von potenziellen Kandidaten ermöglicht es Dir, bei neuen Vakanzen direkt auf bekannte und geprüfte Profile zurückzugreifen. Das verkürzt Deine Besetzungszeit erheblich.

Candidate Experience ernst nehmen: Schnelle Reaktionszeiten, transparente Kommunikation und ein professioneller Prozess motivieren Kandidaten, im Auswahlverfahren zu bleiben. Wenn sich Kandidaten vernachlässigt fühlen, springen sie ab – auch wenn sie eigentlich interessiert wären. Eine gute Candidate Experience verkürzt die gesamte Entscheidungsphase.

Tools und Systeme zur Unterstützung

Moderne HR-Software vereinfacht die Optimierung der Time-to-Fill deutlich. Bewerbermanagementsysteme (ATS) bieten Dir Überblick über alle Bewerbungen, automatisieren Standardtexte und ermöglichen nahtlose Kommunikation. Mit integrierten Reporting-Funktionen kannst Du Deine Time-to-Fill kontinuierlich tracken und Trends erkennen. Einige Systeme ermöglichen Dir sogar, diese Kennzahl nach Position, Abteilung oder Rekrutierungskanal zu analysieren – so identifizierst Du gezielt, wo Optimierungspotenziale liegen.

Vorteile und Grenzen dieser Kennzahl

Die Time-to-Fill gibt Dir eine objektive Messgröße für die Effizienz Deines Recruiting-Prozesses und hilft Dir, Engpässe zu erkennen. Sie ermöglicht es Dir, Benchmarks zu ziehen und Verbesserungen zu monitoren.

Abschließend ist aber auch wichtig

Diese HR-Kennzahl sagt nichts über die Qualität der Besetzung aus. Eine extrem kurze Time-to-Fill kann bedeuten, dass Du zu schnell und damit möglicherweise zu wenig sorgfältig entscheidest. Eine hohe Frühfluktuation oder schnelle Wiederbesetzungen deuten dann darauf hin, dass die Qualität gelitten hat. Das Ziel sollte daher immer sein: eine optimale Balance zwischen Geschwindigkeit und Passung zu finden.

Externe Faktoren wie die aktuelle Arbeitsmarktlage oder saisonale Schwankungen beeinflussen die Time-to-Fill ebenfalls.Durch strukturierte Prozesse und kontinuierliche Optimierung kannst Du diese Kennzahl gezielt verkürzen und damit einen direkten Vorteil im Wettbewerb um die besten Talente schaffen.