Time-to-Hire

Die Kunst der schnellen und zielgerichteten Talentgewinnung

Warum Time-to-Hire mehr als nur eine Kennzahl ist

Die Time-to-Hire ist keine bloße Messgröße – sie ist ein strategischer Indikator für die Leistungsfähigkeit Deines Recruiting-Prozesses. Sie zeigt in Tagen an, wie lange es dauert, bis aus einer Bewerbung eine unterschriebene Vereinbarung wird. In einem Markt, in dem Toptalente schnell entscheiden, kann die richtige Geschwindigkeit darüber bestimmen, ob Du die besten Kandidatinnen und Kandidaten für Dein Team gewinnst oder verlierst.​

Definition und Abgrenzung: Das Fundament verstehen

Die Time-to-Hire misst den Zeitraum zwischen dem Bewerbungseingang und der Vertragsunterzeichnung. Sie antwortet auf eine zentrale Frage: Wie effizient bist du in der Auswahl und Entscheidungsfindung?

Wichtig ist hier die klare Abgrenzung zur Time-to-Fill, die oft verwechselt wird. Während die Time-to-Hire erst mit der Bewerbung eines Kandidaten startet, beginnt die Time-to-Fill bereits mit der Entscheidung, dass eine Stelle zu besetzen ist – also schon vor dem Schalten der Stellenanzeige. Die Time-to-Hire ist somit ein Teil der Time-to-Fill und konzentriert sich speziell auf den Auswahlprozess. Je nach Definition kann die Time-to-hire auch mit dem Besetzungswunsch, oder der Veröffentlichung der Stellenausschreibung beginnen. Zur Unterscheidung finde ich es jedoch sinnvoller, den Bewerbungseingang zu nutzen und die Time-to-hire als wichtige Kennzahl der Candidate Experience zu sehen.​

Die Formel ist simpel:

Time-to-Hire = Datum der Vertragsunterzeichnung – Datum des Bewerbungseingangs

Warum die Time-to-Hire zählt: Der strategische Mehrwert

Eine kurze Time-to-Hire bringt Dir messbare Vorteile, die über reine Effizienz hinausgehen.

Bessere Candidate Experience: Kandidatinnen und Kandidaten wissen schnell, wo sie stehen. Das schafft Vertrauen und verbessert die Wahrnehmung Deines Unternehmens als Arbeitgeber, unabhängig vom Ausgang der Bewerbung.​

Wettbewerbsvorteil bei Top-Talenten: In angespannten Arbeitsmärkten treffen sich die besten Kandidatinnen und Kandidaten zeitgleich mit mehreren Arbeitgebern. Wer schnell und entschlossen handelt, gewinnt.​

Niedrigere Kosten pro Einstellung: Lange Vakanzzeiten verursachen sowohl direkte als auch indirekte Kosten: Überstunden, Produktionsausfälle oder Engpässe bei Dienstleistungen. Eine effiziente Time-to-Hire senkt diese Belastung deutlich.​

Stärkere Arbeitgebermarke: Unternehmen, die zügig und professionell agieren, bauen sich einen guten Ruf auf. Das macht dich attraktiver für zukünftige Bewerbungen.​

Praktische Anwendung: Die Bestandteile des Prozesses

Die Time-to-Hire erstreckt sich über mehrere Etappen, die alle ineinandergreifen:

Bewerbungsprüfung: Schnelle, systematische Sichtung eingehender Bewerbungen

Telefoninterview oder Vorabprüfung: Erster unkomplizierter Kontakt zur Vorqualifizierung

Vorstellungsgespräch(e): Strukturierte, fokussierte Interviews zur Bewertung von Fachkompetenz und Passung

Hintergrundprüfung: Verifizierung von Referenzen und Qualifikationen

Auswahlentscheidung: Schnelle, transparente Entscheidungsfindung

Vertragsverhandlung und Unterzeichnung: Zügiges Abschließen der administrativen Schritte​

Jeder dieser Schritte beeinflusst die Gesamtdauer. Verzögerungen an einer Stelle wirken sich unmittelbar aus – deshalb ist ein gut abgestimmter Prozess essenziell.

Best Practices: Wie du Deine Time-to-Hire optimierst

Strukturierte Prozesse etablieren: Definiere klare Schritte, Zuständigkeiten und Zeitleisten für jeden Punkt des Bewerbungsprozesses. Wer wann handelt, sollte verbindlich festgehalten sein.​

Technologie nutzen: Ein modernes Bewerbermanagementsystem (ATS) automatisiert Routineaufgaben, organisiert Bewerbungen zentral und beschleunigt die Kommunikation. CV Parsing kann Lebensläufe automatisch analysieren und relevante Daten extrahieren, ohne dass der Recruiter das manuell tun muss.​

Schnelle Kommunikation priorisieren: Sag Kandidatinnen und Kandidaten zeitnah Bescheid. Lange Funkstille führt zu Absagen und einer negativen Bewertung. Nutze automatisierte Bestätigungen und regelmäßige Updates.​

Klare Entscheidungskriterien: Je präziser Deine Anforderungen, desto schneller findest du die richtige Person. Verschwommene Profile führen zu endlosen Diskussionen im Team.

Parallelisierung überprüfen: Können Interviews überlappend stattfinden? Lassen sich mehrere Kandidatinnen und Kandidaten zeitgleich im Prozess voranbringen? Jede Optimierung zählt.​

Entscheidungsträger einbinden: Stelle sicher, dass alle notwendigen Entscheider zeitnah verfügbar sind. Ein nicht verfügbarer Geschäftsführer verlängert die Time-to-Hire unnötig.

Tools und Software: Deine Werkzeuge für Effizienz

Applicant Tracking Systems (ATS):  Zentrale Plattformen oder lokale Lösungen verwalten den gesamten Bewerbungsprozess transparent.

Video-Interview-Tools: Diese ermöglichen asynchrone erste Interviews, sparen Zeit und machen Prozesse skalierbar.

Scheduling-Software: Kalendertools integrieren sich in deine Recruiting-Workflows und eliminieren das zeitraubende Hin-und-Her bei der Terminabstimmung.​

KI-gestützte Kandidaten-Matching-Tools: Algorithmen helfen dabei, die passendsten Kandidatinnen und Kandidaten schneller zu identifizieren.

Herausforderungen und realistische Erwartungen

Schnell bedeutet nicht zu schnell. Manchmal führt Eile zu Fehlentscheidungen. Gutes Recruiting braucht Balance.

Qualitäts-Sicherung: Ein eilig eingestellter Mitarbeiter, der nicht passt, verursacht deutlich höhere Kosten als eine um zwei Wochen längere Suche.

Ressourcenengpässe: Kleine Recruiting-Teams können nicht mit großen Unternehmen konkurrieren. Hier helfen externe Partner oder spezialisierte Agenturen.

Kandidatengespräche koordinieren: Besonders bei Kandidatinnen und Kandidaten, die bereits beschäftigt sind, ist Flexibilität nötig.

Externe Faktoren: Kündigungsfristen, Hintergrundprüfungen oder behördliche Genehmigungen können nicht beschleunigt werden.

Benchmark: Wos sollte Dein Ziel sein?

Die durchschnittliche Time-to-Hire variiert stark je nach Branche und Position:

Juniorpositionen im Mittelstand – durchschnittlich 30–40 Tage
Spezialistenpositionen – durchschnittlich 45–60 Tage
Führungspositionen – durchschnittlich 60–90 Tage

Schneller ist nicht immer besser. Deine Benchmarks sollten die Anforderungen deiner Position und deiner Kandidatengruppe widerspiegeln. Ein Tech-Unternehmen kann aggressiver vorgehen, ein KMU mit spezialisiertem Fachkräftebedarf braucht längere Zyklen.

Fazit: Time-to-Hire als strategischer Wettbewerbsvorteil

Die Time-to-Hire ist weit mehr als ein administrativer KPI. Sie ist ein strategisches Signal dafür, wie gut Du als Arbeitgeber organisiert bist, wie wertschätzend Du mit Kandidatinnen und Kandidaten umgehst und wie entscheidungsfähig dein Team ist. Unternehmen, die ihre Time-to-Hire bewusst optimieren – ohne dabei die Qualität zu sabotieren – sichern sich einen echten Vorteil im Kampf um Talente.

Beginne damit, Deinen aktuellen Prozess zu analysieren. Wo entstehen Lücken? Welche Tools könnten Dir helfen? Mit kleinen, gezielten Verbesserungen erreichst du schnell spürbare Erfolge – und machst Dein Recruiting zum Wettbewerbsvorteil.