HRIS – Human Resource Information System

Wie funktioniert die digitalisierte Personalverwaltung?

Was ist ein HRIS und warum ist es relevant?

Das Human Resource Information System (HRIS), auf Deutsch auch als Personalinformationssystem bekannt, ist eine spezialisierte Softwarelösung, die sämtliche HR-relevanten Daten eines Unternehmens zentral speichert, verwaltet und auswertbar macht. Während klassische Personalprozesse früher auf Papierkram und Excel-Listen beruhten, ermöglicht ein HRIS die Digitalisierung und Automatisierung von HR-Abläufen – von der Rekrutierung bis zum Offboarding.​

Das System funktioniert dabei nicht als Einbahnstraße. Es liefert einerseits Informationen über Mitarbeiter ins Unternehmen und ermöglicht andererseits Mitarbeitern, aktiv auf ihre Personaldaten zuzugreifen und selbstständig wichtige Aufgaben zu erledigen. Dies schafft eine reibungslosere und effizientere Interaktion zwischen Unternehmen und Belegschaft.​

Besonders für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) ist ein HRIS interessant. Diese verfügen häufig über begrenzte HR-Ressourcen und müssen dennoch steigenden administrativen Anforderungen gerecht werden.​

Die Kernfunktionen eines HRIS im Detail

Die Kernfunktionen eines HRIS-Systems im Überblick

Stammdatenverwaltung und Personalakten

Ein HRIS bildet die zentrale Anlaufstelle für alle Mitarbeiterdaten. Persönliche Informationen, Vertragsdaten, Arbeitszeiten und Leistungsbewertungen werden digitalisiert und an einer einzigen Stelle gepflegt. Dies ersetzt Papierkram und verstreute Speicherorte durch eine strukturierte, schnell durchsuchbare Datenbasis.​

Recruiting und Personalauswahl

Kandidatenprofile, Bewerbermanagement und Shortlisting laufen direkt im System ab und vereinfachen so Rekrutierungsprozesse ohne Medienbrüche. Ein integriertes Applicant Tracking System (ATS) ermöglicht es, Bewerberdaten zu verfolgen und offene Stellen mit passenden Kandidaten aus dem Talent Pool abzugleichen.​

Arbeits- und Abwesenheitserfassung

Unabhängig davon, an welchem Einsatzort sich die Mitarbeitenden befinden, können sie sowohl über Selbstservice-Portale als auch über Terminals ihre Arbeitszeiten, ihren Urlaub sowie Krankheit und Sonderurlaub erfassen. Dies erspart manuelle Nachbearbeitungen und schafft eine genaue Grundlage für die Gehaltsabrechnung.​

Gehalts- und Vergütungsmanagement

Das HRIS automatisiert die Lohnabrechnung und verwaltet Sozialleistungen, Boni und sonstige Vergütungskomponenten. Gehaltsabrechnungen werden nicht mehr ausgedruckt. Die Bereitstellung erfolgt digital, was Kosten spart und den Prozess beschleunigt.​

Leistungsmanagement und Feedback

Führungskräfte und Mitarbeitende führen Jahresgespräche, 360°-Feedback und Skills-Assessments strukturiert und revisionssicher im System durch. Ein modernes HRIS ermöglicht kontinuierliche Feedbackprozesse und nicht nur traditionelle jährliche Bewertungen.​

Aus- und Weiterbildung

Schulungen werden geplant, Abschlüsse dokumentiert und individuelle Qualifikationspfade modelliert, um die Entwicklung der Mitarbeiter nachverfolgbar zu gestalten.​

Reporting und Analytics

Vorgefertigte Dashboards und individuell anpassbare Reports liefern aussagekräftige Kennzahlen zu Fluktuation, Headcount-Struktur, Altersverteilungen, Budget und Performance. Dies gibt dem Management eine Echtzeit-Sichtbarkeit auf kritische HR-Metriken.​

Employee Self Service

Mitarbeiter loggen sich in ihr persönliches Dashboard ein, reichen Urlaubsanträge oder Spesenabrechnung ein und verfolgen ihre Karriereentwicklung – alles selbstständig ohne Umweg über die HR-Abteilung.​

Praktische Anwendung: So funktioniert ein HRIS in der Realität

Ein HRIS wird nicht als monolithisches Gesamtsystem implementiert, sondern besteht aus verschiedenen zusammenhängenden Funktionsbereichen. Ein Beispiel verdeutlicht dies:

Ein Unternehmen mit 150 Mitarbeitern nutzt sein HRIS, um neue Mitarbeiter zu rekrutieren. Der Recruiter veröffentlicht eine Stelle, Kandidaten bewerben sich über ein integriertes Portal. Das System erkennt automatisch die besten Kandidaten und empfiehlt sie dem Hiring Manager. Nach der Einstellung erfolgt automatisch das Onboarding – Checklisten werden generiert, notwendige Dokumente werden digital bereitgestellt und Schulungsmodule werden dem neuen Mitarbeiter freigeschaltet.​

Gleichzeitig erfasst der Mitarbeiter seine Arbeitszeiten über das System. Am Monatsende erstellt das System automatisch Ihre Gehaltsabrechnung auf Grundlage der erfassten Arbeitsstunden, der Vergütungskomponenten und der gesetzlichen Abzüge. Der Mitarbeiter erhält seine digitale Gehaltsabrechnung ins Portal, während die Buchhaltung alle Rohdaten für ihre Prozesse erhält. Monatlich erstellt die HR-Leitung einen Report zur Mitarbeiterfluktuation und zum Absentismus-Management für das Management-Meeting.​

Best Practices und Tools zur erfolgreichen Umsetzung

Anforderungsanalyse vor der Auswahl

Bevor ein HRIS ausgewählt wird, sollten Unternehmen ihre spezifischen Anforderungen definieren:​

• Geschäftsziele: Welche HR-Herausforderungen sollen konkret gelöst werden?
• Mitarbeiteranzahl und -struktur: Welche Skalierbarkeit ist erforderlich?
• Branchenspezifische Anforderungen: Welche regulatorischen Vorgaben müssen erfüllt werden?
• Budget und Kosten: Welcher finanzielle Rahmen ist realistisch?
• Integration: Welche bestehenden Systeme (ERP, Buchhaltung, Zeiterfassung) müssen nahtlos integriert werden?
• Benutzerfreundlichkeit: Wie ist der Schulungsbedarf und der technische Reifegrad des Unternehmens?

Implementierungsschritte

Die Implementierung eines HRIS folgt bewährten Prozessschritten:​

1. Expertenteam aufstellen – mit Projektleitung, IT, Datenschutz, HR und zukünftigen Administratoren
2. Ressourcen und Zeit einplanen – für Meetings, Tests und Schulungen
3. Change Management früh starten – mit klarer Kommunikation und Info-Materialien
4. Datenmigration strategisch planen – inkl. Bereinigung veralteter Daten
5. Experten-Unterstützung einholen – bei komplexeren Anforderungen
6. Umfassende Tests durchführen – um Fehler frühzeitig zu identifizieren
7. Mitarbeiter schulen – mit regelmäßigem Feedback zur Verbesserung
8. Administratoren benennen – mindestens zwei Ansprechpersonen für den Live-Betrieb
9. Software aktuell halten – durch regelmäßige Kontakte mit dem Anbieter
10. Flexibilität bewahren – Puffer für unerwartete Herausforderungen einplanen

Vorteile und Chancen: Warum die Investition sinnvoll ist

Zeitersparnis und Effizienzgewinne

Ein HRIS automatisiert sich wiederholende Aufgaben wie Zeiterfassung, Urlaubsverwaltung und Gehaltsabrechnung, wodurch die HR-Teams Zeit gewinnen, um sich strategisch wertvolleren Aufgaben zu widmen.​

Kosteneinsparungen

Neben der Zeitersparnis führt die Digitalisierung zu direkten Kostenreduktionen:​

• Wegfall von Druckkosten für Gehaltsabrechnungen und Dokumente
• Reduzierte Materialkosten durch Archivierung in einem digitalen Tresor
• Einsparungen bei der Verwaltung und Einstellung von Mitarbeitern

Messbare ROI-Effekte

Untersuchungen belegen die wirtschaftliche Rentabilität:​

Nucleus Research (2020) zeigt: Unternehmen erhalten durchschnittlich 9,13 Dollar für jeden Dollar, den sie in HR-Software investieren. Die PwC HR Technology Survey verzeichnet durchschnittlich eine 20%ige Kostenreduktion bei HR-Verwaltungsaufgaben, während die Talentakquisition eine 15% höhere Produktivität der Mitarbeiter mit sich bringt.​

Bessere Datenqualität und Entscheidungsfindung

Mit zentralisierten Echtzeit-Daten erhalten Führungskräfte eine klare Visualisierung der Belegschaft und können fundierte strategische Entscheidungen treffen. Automatisierte Prozesse reduzieren das Fehlerrisiko erheblich.​

Verbesserte Mitarbeitererfahrung

Der Employee Self Service befähigt Mitarbeiter, ihre Daten selbstständig zu verwalten. Dies schafft Transparenz, reduziert Abhängigkeiten von der HR-Abteilung und erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit.​

Compliance und Datensicherheit

Ein modernes HRIS unterstützt Unternehmen bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie der DSGVO. Funktionen wie Zugriffskontrollen, Verschlüsselung und Audit-Protokollierung minimieren rechtliche Risiken.​

Datenschutz und DSGVO-Compliance

Die zentrale Speicherung sensibler Personaldaten erfordert strenge Sicherheitsmaßnahmen. Verstöße gegen die DSGVO können zu Bußgeldern bis zu 20 Millionen Euro oder 4% des Jahresumsatzes führen.​

Herausforderungen und potenzielle Risiken

Trotz klarer Vorteile gibt es auch Hürden bei der Implementierung:

Integration in die IT-Landschaft

Ein HRIS sollte nahtlos mit bestehenden Systemen (ERP, Lohnbuchhaltung, Zeiterfassung) integrieren. Fehlen Schnittstellen, entstehen sogenannte Datensilos, welche die Effizienz wieder mindern.​

Unzureichende Planung

Eine zu schnelle oder unzureichend geplante Implementierung führt zu Verzögerungen, Kostenüberschreitungen und Frustration. Auch der Mangel an Change-Management kann zur Ablehnung durch Mitarbeiter führen.​

Support und Wartung

Ohne kontinuierliche Unterstützung durch den Anbieter können Sicherheitslücken entstehen. Ein zuverlässiger Support-Vertrag und regelmäßige Updates sind essenziell.​

Vorteil	Herausforderung
Automatisierung von Routineaufgaben​	Komplexe Implementierung und Change Management​
20% Kosteneinsparung bei HR-Verwaltung​	Fehlende IT-Integration und Datensilo-Risiko​
9,13 $ ROI pro investiertem Dollar​	Datenschutz und DSGVO-Compliance anspruchsvoll​
Bessere Datenqualität und Reporting​	Abhängigkeit von zuverlässigem Support​
Erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit​	Schulungs- und Trainingsaufwand​

Vorteile und Herausforderungen im Überblick

Für wen lohnt sich ein HRIS?

KMU und kleine Betriebe

Ein HRIS bietet besonders hohen Mehrwert für KMU, die oft über limitierte HR-Ressourcen verfügen. Cloudbasierte Lösungen sind skalierbar und kostengünstig – ohne großen Installationsaufwand. Sie ermöglichen es kleineren Unternehmen, professionelle HR-Prozesse umzusetzen und rechtliche Anforderungen zu erfüllen.​

Wachstumsunternehmen

Unternehmen in der Expansionsphase benötigen ein skaliertes System, das mit dem Wachstum mitgeht. Ein HRIS kann flexibel erweitert werden und bildet die Grundlage für professionalisierte HR-Prozesse.​

Multinational agierende Unternehmen

Für Unternehmen mit Mitarbeitern an mehreren Standorten oder in verschiedenen Ländern ist ein HRIS ideal. Es ermöglicht lokalisierte Benutzererfahrungen und die Einhaltung regionaler Vorschriften bei zentraler Datenverwaltung.​

Abgrenzung: HRIS vs. HRMS vs. HCM

Die Begriffe werden oft verwechselt, haben aber unterschiedliche Schwerpunkte:​

HRIS – Basislösung mit Fokus auf administrative Grundaufgaben wie Datenpflege, Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement.

HRMS (Human Resources Management System) – Erweitert das HRIS um Funktionen wie Recruiting, Performance-Management und Talentakquisition. Es bietet spezialisierte Module für qualitative Informationen wie Mitarbeiterzufriedenheit.​

HCM (Human Capital Management) – Die umfassendste Lösung mit vollständiger Integration von HRIS– und HRMS-Funktionen zuzüglich strategischer Planung, Weiterbildungsmanagement, Vergütungspläne und HR-Analytics.​

Fazit: Ein strategischer Schritt zu moderner Personalverwaltung

Ein HRIS ist mehr als nur eine Verwaltungssoftware – es ist ein strategisches Werkzeug zur Optimierung der Personalarbeit. Die Digitalisierung von HR-Prozessen führt zu messbaren Effizienzgewinnen, deutlichen Kosteneinsparungen und einer besseren Mitarbeitererfahrung.​

Für Unternehmen, die ihre HR-Prozesse rationalisieren, die Compliance-Anforderungen sicherstellen und ihre Belegschaft transparenter verwalten möchten, ist ein HRIS eine lohnende Investition. Mit dem richtigen Implementierungsplan, adäquater Schulung und kontinuierlicher Unterstützung zahlt sich die Investition schnell aus – sowohl wirtschaftlich als auch in der täglichen Arbeitspraxis.​

Der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, bereits in der Planungsphase klare Anforderungen zu definieren, das richtige Tool auszuwählen und die Mitarbeiter auf ihrem Weg zur neuen Lösung aktiv mitzunehmen.