Cost-per-Hire

Was Deine Einstellungen wirklich kosten

Die Einstellung neuer Mitarbeitender ist eine Investition – aber wie hoch ist sie tatsächlich? Die Cost-per-Hire (CPH) ist eine der wichtigsten Kennzahlen im Recruiting, die Dir zeigt, wie viel Geld Dein Unternehmen durchschnittlich für jede Neueinstellung aufwendet. In diesem Glossar-Artikel erfährst Du, was sich hinter diesem Begriff verbirgt, wie Du die Kennzahl berechnest und welche Stellschrauben Dir helfen, Deine Recruiting-Kosten zu optimieren!

Was bedeutet Cost-per-Hire?

Die Cost-per-Hire ist eine Recruiting-Kennzahl, die alle anfallenden Kosten erfasst, um eine vakante Stelle erfolgreich zu besetzen. Sie gibt Dir in Geldwerten an, was es Dein Unternehmen durchschnittlich kostet, eine neue Person einzustellen – von der Stellenausschreibung bis zur Vertragsunterzeichnung.​

Dabei fließen sowohl interne als auch externe Kosten in die Berechnung ein. Zu den externen Kosten zählen etwa Ausgaben für Stellenanzeigen, Job-Postings, Headhunter, Personalvermittler oder Recruiting-Events. Die internen Kosten umfassen unter anderem die Arbeitszeit Deines HR-Teams, Weiterbildungen für Recruiter, Kosten für Bewerbermanagementsysteme (ATS) sowie Mitarbeiterempfehlungsprogramme.​

So berechnest Du die Cost-per-Hire

Die Formel zur Berechnung der Cost-per-Hire ist erfreulich einfach:​

Cost-per-Hire = (Interne Kosten + Externe Kosten) / Anzahl der Einstellungen

Ein Praxisbeispiel: Wenn Du 30.000 € an internen Kosten und 20.000 € an externen Kosten hast und damit zehn neue Teammitglieder einstellst, ergibt sich ein Cost-per-Hire von 5.000 € pro Einstellung.​

Die Herausforderung liegt darin, alle relevanten Kosten gewissenhaft zu erfassen. Viele Recruiting-Kosten wie Weiterbildungen der Hiring Manager oder Teamworkshops geraten schnell in Vergessenheit, weil sie nicht direkt mit dem Recruiting assoziiert werden. Wichtig ist, dass Du jedes Jahr die gleichen Kosten einrechnest – so bleiben Deine Vergleichswerte zuverlässig.​

Praktische Anwendung im Recruiting-Alltag

Die Cost-per-Hire ist mehr als nur eine Zahl in Deiner Statistik. Sie hilft Dir, die Effizienz Deiner Rekrutierungsstrategien zu bewerten. Ein hoher Wert kann darauf hindeuten, dass Dein Rekrutierungsprozess optimiert werden sollte.​

Die Kennzahl wird von verschiedenen Faktoren beeinflusst:​

Time-to-Fill: Eine schnellere Besetzungszeit kann die Gesamtkosten senken, da Leerläufe minimiert werden.​

Quality-of-Hire: Eine gute Einstellungsqualität reduziert die Fluktuationsrate und damit verbundene Kosten für erneute Einstellungen.​

Recruiting-Kanäle: Effiziente Kanäle erhöhen die Anzahl qualifizierter Bewerbungen und senken die Kosten pro Einstellung.​

Laut Studien liegt die durchschnittliche Cost-per-Hire in Deutschland bei etwa 4.700 €. Für Führungskräfte können die Kosten jedoch deutlich höher ausfallen – über die Hälfte der Unternehmen gibt mehr als 10.000 € aus, knapp ein Drittel sogar zwischen 20.000 und 50.000 € für die Einstellung einer Führungskraft, auch weil häufig Personalberatungen dazwischen geschaltet werden.​

Best Practices: So optimierst Du Deine Cost-per-Hire

Um Deine Einstellungskosten zu senken, ohne an der Qualität zu sparen, gibt es mehrere bewährte Ansätze:​

ATS-Software nutzen: Ein Bewerbermanagementsystem (Applicant Tracking System) automatisiert administrative Aufgaben, reduziert den Zeitaufwand und kann die Kosten um bis zu 30% senken. Die Software unterstützt Dich bei der Verwaltung von Bewerbungen, der Planung von Interviews und der Nachverfolgung von Kandidaten.​

Mitarbeiterempfehlungsprogramme etablieren: Employee Referral Programme sind einer der kosteneffektivsten Wege zur Talentgewinnung. Empfohlene Kandidaten werden 55% schneller eingestellt und sparen rund 3.000 € pro Einstellung. Zudem zeigen sie oft eine bessere Passung zur Unternehmenskultur und bleiben länger im Unternehmen.​

Employer Branding stärken: Eine starke Arbeitgebermarke zieht mehr qualifizierte Kandidaten an und reduziert die Abhängigkeit von teuren externen Kanälen. Investitionen in Dein Employer Branding zahlen sich langfristig aus.​

Recruiting-Kanäle analysieren: Überprüfe regelmäßig, welche Kanäle die besten Ergebnisse liefern. Identifiziere kostspielige Kanäle und prüfe günstigere Alternativen.​

Onboarding optimieren: Ein effektives Onboarding verbessert die Mitarbeiterbindung um 82% und reduziert teure Wiederbesetzungszyklen. Die ersten 100 Tage sind entscheidend dafür, ob neue Mitarbeitende langfristig motiviert bleiben.​

Tools und Software für Dein Recruiting

Moderne Recruiting-Software unterstützt Dich dabei, Deine Cost-per-Hire im Blick zu behalten und zu optimieren. Bewerbermanagementsysteme bieten Dir Funktionen wie:​

• Automatisierte Bewerberverwaltung und -verfolgung
• Integration mit Kalendern zur Interview-Planung
• Automatisierte Kommunikation mit Kandidaten
• Zusammenarbeit im Team mit Feedback-Funktionen
• Compliance-Unterstützung und Datenschutz-Konformität

Die Kosten für Recruiting-Software variieren je nach Unternehmensgröße und Umfang der Leistungen.​

Vorteile und Herausforderungen

Vorteile der Cost-per-Hire als Kennzahl:

• Transparenz über die tatsächlichen Recruiting-Kosten
• Grundlage für Budget-Planung und Ressourcenallokation​
• Identifikation von Optimierungspotenzialen im Recruiting-Prozess
• Vergleichbarkeit mit Branchen-Benchmarks​
• Messbarkeit der Recruiting-Effizienz​

Herausforderungen:

• Vollständige Erfassung aller relevanten Kosten erfordert Disziplin​
• Eine niedrige Cost-per-Hire ist nicht immer vorteilhaft, wenn die Qualität der Einstellungen darunter leidet​
• Die Kennzahl sollte immer in Kombination mit anderen Metriken wie Time-to-Hire und Quality-of-Hire betrachtet werden​
• Unterschiedliche Berechnungsmethoden können zu unterschiedlichen Ergebnissen führen​

Fazit: Kosten kennen, Recruiting verbessern

Die Cost-per-Hire ist ein unverzichtbares Instrument für modernes, datenbasiertes Recruiting. Sie zeigt Dir nicht nur, was Deine Einstellungen kosten, sondern hilft Dir auch, Schwachstellen in Deinem Recruiting-Prozess zu identifizieren und gezielte Verbesserungen vorzunehmen.​

Wichtig: Eine niedrige Cost-per-Hire ist kein Selbstzweck. Das Ziel sollte immer sein, ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Kosten und Qualität der Einstellungen zu finden. Denn die beste Investition ist die in die richtigen Menschen – und die zahlt sich langfristig immer aus.​

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