Warum ein mittelständisches Produktionsunternehmen eine Stellenarchitektur benötigt

Struktur, Transparenz und Fairness als strategische Basis für Wachstum und Mitarbeiterbindung

Mit 100 bis 1.000 Mitarbeitenden bist Du in einer besonderen Position. Dein Unternehmen ist groß genug, um komplexe Strukturen zu brauchen, aber oft noch nicht groß genug, um bereits eine systematische Stellenarchitektur zu haben. Das ist das klassische Dilemma des Mittelstandes. Gleichzeitig wächst der Druck, denn Fachkräftemangel, sich schnell verändernde Anforderungen, neue Technologien in der Produktion, Fragen nach Entgelttransparenz und Gleichberechtigung kommen häufiger auf.

Ohne klare Strukturen wird das Management dieser Herausforderungen zur Sisyphus-Arbeit. Dieser Artikel zeigt Dir, warum eine durchdachte Stellenarchitektur ein strategisches Muss ist und wie sie konkret Dein Unternehmen voranbringt und ist Teil der Serie:

Aufbau einer kompletten Stellenarchitektur

Wenn die Stellenlandschaft aus dem Ruder läuft

Folgendes Szenario:

Du gehst durch Dein Produktionswerk. Hier sitzt ein Schichtleiter mit dem Titel „Produktionsfachkraft mit Spezialisierung“, dort ein anderer mit dem Titel „Betriebstechniker“. Sie verdienen unterschiedlich viel, obwohl ihre Aufgaben sich zu 90 Prozent gleichen. Ein dritter Standort hat wieder andere Titel. Ein Kunde fragt nach einer bestimmten Rolle, und Dein HR-Team müsste zwei Stunden recherchieren, um herauszufinden, wer diese Person denn eigentlich ist und was deren genaue Verantwortung umfasst. Deine Geschäftsführung will in zwei Jahren 10 Prozent mehr Produktion fahren, weiß aber nicht, wie viele Stellen welcher Art dazu nötig sind, weil niemand eine belastbare Übersicht der Stellenstruktur hat.​

Noch schwieriger wird es im Talentmanagement. Ein vielversprechender Mitarbeiter fragt, wie sein Karriereweg aussieht. Du kannst keine klare Antwort geben. Ist das hier eine Entwicklung in der Fachtiefe? Kann er in die Führung gehen? Nach welchen Kriterien wird entschieden, wer aufsteigt, beispielsweise nach Dauer der Betriebszugehörigkeit, nach Performance, nach Fähigkeiten? Keiner weiß es genau. Im Endeffekt könnten Deine besten Köpfe deshalb abwandern.​

Und dann sind da die Mitarbeitenden selbst. Sie sehen, dass Kollegin A in einer ähnlichen Rolle deutlich mehr verdient als Kollege B. Sie wissen nicht, warum das so ist. Liegt es an der Stelle selbst, am Alter, an der Performance, an irgendetwas Intransparentem? Das zersetzt das Vertrauen. Die psychologische Sicherheit sinkt. Menschen arbeiten weniger engagiert, wenn sie das Gefühl haben, dass das System ungerecht oder willkürlich ist.​

Hinzu kommt, dass die Anforderungen an Deine Mitarbeitenden sich rapide verändern. Industrie 4.0, Digitalisierung der Produktion, neue Steuerungssysteme, das sind nicht mehr nur Zukunftsfragen. Deine aktuellen Stellenbeschreibungen basieren noch auf klassischen Qualifikationen und Zertifikaten („Abschluss XY erforderlich“). Sie sind zu starr, um die echten Fähigkeiten abzubilden, die Deine Menschen brauchen, wie dynamische Problemlösung, agiles Denken, kontinuierliches Lernen.​

Das führt zu organisatorischen Blockaden, die Dein Unternehmen bremsen.​

Der Business Case

Was Dir eine Stellenarchitektur bringt

Eine gut durchdachte Stellenarchitektur ist das Fundament, um alle diese Probleme gleichzeitig zu adressieren. Das ist nicht nur eine HR-Mode, sondern ein konkreter Organisationsmechanismus, der folgendes leistet:​

1. Transparenz und Gerechtigkeit

Eine Stellenarchitektur schafft ein klares, nachvollziehbares System, nach dem Stellen bewertet werden, nicht nach Bauchgefühl oder historischen Zufällen. Wenn alle wissen, dass eine bestimmte Rolle zum Grade 4 (die Definition von Grade folgt) führt, und Grade 4 ein definiertes Gehaltsband von X bis Y hat, dann ist das fair, überprüfbar und das Gegenteil von Willkür.​

Dieses Transparenzsystem ist nicht nur intern wichtig, es ist mittlerweile auch rechtlich erforderlich. Die neue EU-Entgelttransparenzrichtlinie verlangt, dass Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitenden objektive, geschlechtsneutrale Kriterien haben müssen, anhand derer sie nachweisen können, dass gleiche Arbeit gleich bezahlt wird. Eine Stellenarchitektur ist das beste Instrument, um das zu realisieren und zu dokumentieren.​

2. Strategische Personalplanung

Mit einer Stellenarchitektur kannst Du vorausschauend planen, statt nur zu reagieren. Du weißt, wie viele Stellen welchen Grades es in welchen Bereichen gibt. Das ermöglicht Dir:

• Nachfolgeplanung: Wenn eine Schlüsselposition freiwerden sollte, weißt Du, wer in derselben Jobfamilie entwickelt werden kann.​
• Lücken im Skill-Set erkennen: Du analysierst nicht nur, welche Stellen Du hast, sondern welche Fähigkeiten aktuell vorhanden sind und welche fehlen.​
• Realistisches Wachstum: Wenn Deine Geschäftsführung plant, um 10 Prozent zu wachsen, kann HR jetzt konkret sagen: Das benötigt 15 zusätzliche Schichtleiter-Stellen in Grade 3, 5 technische Fachkräfte in Grade 4 mit speziellen IT-Skills usw. Das ist ein echter Einfluss für die Strategieentwicklung.​

3. Talentbindung und Entwicklung

Mitarbeitende bleiben länger, wenn sie klare Entwicklungsmöglichkeiten sehen. Eine Stellenarchitektur mit klaren Karrierewegen bedeutet, dass ein Facharbeiter sieht, wie er sich spezialisieren kann (Fachlaufbahn: Facharbeiter → Techniker → Senior-Techniker) oder in Führung gehen (Führungslaufbahn: Schichtleiter → Abteilungsleiter). Das ist konkret und motivierend. Das reduziert Fluktuation.​

Besonders im Mittelstand, wo jeder Mitarbeiter zählt, ist das ein enormer Vorteil.

4. Flexibilität in turbulenten Zeiten

Du stehst unter Druck. Neue Technologien, sich ändernde Anforderungen, möglicherweise auch Konjunkturschwankungen. Mit einer Fähigkeitsbasierten Stellenarchitektur (dazu mehr in Teil 6 dieser Serie) kannst Du Mitarbeitende flexibler einsetzen. Wenn ein Projekt schnell IT-Skills in der Produktion braucht, weißt Du sofort, wer die Grundfähigkeiten hat und wer schnell Training braucht. Das stärkt die Wettbewerbsfähigkeit Deines Unternehmens und Du kannst glänzen.​

5. HR-Effizienz

Eine klare Stellenarchitektur spart HR unglaublich viel operative Arbeit.

• Stellenbeschreibungen und Anforderungsprofile können als Vorlagen in der Jobfamilie standardisiert werden. Du brauchst nicht für jede neue Stelle bei Null anzufangen.​
• Recruiting wird präziser. Du weißt, welche Anforderungen für Grade 3 vs. Grade 4 relevant sind. Das macht Deine Ausschreibungen besser und die Vorauswahl effizienter.​
• Gehaltsverwaltung wird übersichtlich. Keine ad-hoc-Entscheidungen mehr, kein Chaos.​
• Performance Management hat eine klare Grundlage. Wie sieht gute Performance in einer bestimmten Rolle aus?

Der spezielle Kontext

Mittelstand, Industrie und Produktion

Wenn Du in einem traditionellen Unternehmen mit festen alteingesessenen Strukturen arbeitest, stehst Du hier vor spezifischen Herausforderungen.

Traditionelle Strukturen treffen Industrie 4.0

In Deiner Branche gibt es oft noch sehr klassische Rollenbilder: Facharbeiter, Schichtleiter, Meister, Betriebstechniker. Dies sind alles Rollen, die primär über formale Qualifikationen definiert waren (Ausbildung, Meisterbrief, eventuell ein Zertifikat). Das war lange Zeit völlig ausreichend. Aber jetzt?

Ein moderner Betriebstechniker muss nicht nur elektrische Systeme verstehen (klassische Qualifikation), sondern auch:

• Datengestützt Entscheidungen treffen können
• Mit MES-Systemen und Datenbanken arbeiten
• An der Schnittstelle zwischen klassischer Produktion und IT agieren
• Kontinuierlich neue Technologien aufgreifen.​

Das sind alles Skills, also Fähigkeiten, die Dein klassisches Zertifikat nicht abbildet. Ein Zertifikat sagt: „Diese Person hat zu Punkt XY gelernt.“ Ein Skill sagt: „Diese Person KANN heute Problemlösung in komplexen Situationen.“ Das ist ein Paradigmenwechsel, und genau hier liegt die Chance einer modernen Stellenarchitektur. Sie kann Dir helfen, von Zertifikaten zu Skills überzugehen.​

Die Fachkräfte-Bindung wird noch wichtiger

Im Mittelstand, vor allem in der Produktion, ist Handwerkskompetenz knapp. Du konkurrierst mit großen Konzernen um die besten Köpfe. Dein Vorteil sollte sein, dass Dein Unternehmen seine Leute persönlich kennt.

Aber dieser Vorteil verschwindet schnell, wenn Du nicht transparent machen kannst, wie Karriere hier funktioniert. Ein guter Techniker wird Dir sagen: „Ich sehe keinen Weg, wie ich hier vorankomme. Bei Unternehmen XY kann ich in zwei Jahren Senior-Techniker sein und dann in die Projektleitung. Hier: Keine Ahnung.“ Dann geht diese Person.​

Eine Stellenarchitektur ist Dein Instrument, um genau das zu verhindern.

Der Betriebsrat als ernst zu nehmender Partner

Wenn Dein Unternehmen 500–1.000 Menschen hat hast Du mit großer Wahrscheinlichkeit einen Betriebsrat.

Der Betriebsrat hat Mitbestimmungsrechte bei:

• Entlohnungsgrundsätzen (wie Stellenarchitektur und Grades definiert werden)​
• Beurteilungsgrundsätzen (wie beurteilt wird, wer zu welchem Grade passt)​
• Eingruppierungen (wenn sich Stellen verändern)​

Das klingt nach Hürde. Aber ehrlich? Ein gut informierter Betriebsrat ist Dein Co-Konstrukteur für ein faires, akzeptiertes System. Wenn Du ihn nicht einbindest, setzt sich hinterher der Widerstand durch. Wenn Du ihn von Anfang an mit reinholst, kann eine Stellenarchitektur zur hilfreichen Betriebsvereinbarung werden.​

Eine Herausforderung

Psychologische Sicherheit und Veränderungsangst

Angst ist eines der wichtigsten und oft unterschätzten Themen.

Wenn Du eine Stellenarchitektur einführst, führst Du im Endeffekt auch ein Bewertungssystem ein. Bewertung macht Menschen Angst, das ist psychologisch völlig natürlich. Deine Mitarbeitenden werden denken:​

• „Werden meine persönliche Leistung und meine Job-Einstufung vermischt?“
• „Könnte die Neubewertung bedeuten, dass ich weniger verdiene?“
• „Heißt das, dass ich jetzt weniger wert bin als vorher?“
• „Werde ich etwa herabgestuft?“​

Das sind legitime Ängste, auch wenn sie teilweise auf Missverständnis beruhen. Eine Stellenarchitektur bewertet nicht die Person, sie bewertet die Stelle. Das ist ein fundamentaler Unterschied. Aber dieser Unterschied muss aktiv kommuniziert und live erlebt werden.​

Das ist auch der Grund, warum psychologische Sicherheit ein zentraler Erfolgsfaktor ist. Mitarbeitende müssen sich sicher fühlen, ehrlich zu sein während des Prozesses. Sie müssen darauf vertrauen, dass Informationen, die sie in Interviews teilen, nicht gegen sie verwendet werden.​

Genau das ist auch die zweite große Chance einer guten Stellenarchitektur. Sie kann, wenn richtig gemacht, das Vertrauen und die psychologische Sicherheit im Unternehmen erhöhen, statt sie zu reduzieren. Eine transparente, faire Struktur vermittelt: „Dieses Unternehmen ist gerecht organisiert. Ich weiß, wo ich stehe.“ Das baut Vertrauen auf.​

Definition Job Level vs. Job Grading

Bevor wir tiefer einsteigen, sollte eine fundamentale Unterscheidung klar sein:

Der Job Level (Stufe /Ebene) ist die konkrete Hierarchieposition einer Stelle innerhalb Deiner Organisation. Es beschreibt, auf welcher Komplexitäts- und Verantwortungs-Stufe eine Rolle angesiedelt ist. Beispiele: Einsteiger (Level 1), Fachkraft (Level 2), Senior-Experte (Level 3), Teamleiter (Level 4). Der Job Level macht sichtbar: Wie viel Verantwortung trägt diese Person? Wie komplexe sind ihre Aufgaben? Welche Kompetenzen braucht sie? Wo kann sie hin in ihrer Karriere?​

Das Job Grading (Stellenbewertung) ist hingegen der systematische Prozess, der dahintersteckt. Es ist die Methode, nach der Du alle Stellen in Deinem Unternehmen analysierst und bewertest, nach festgelegten, objektiven Kriterien wie Komplexität, Verantwortung, erforderliche Qualifikationen und Einfluss auf das Unternehmen. Job Grading schafft Vergleichbarkeit. Es ermöglicht Dir zu sagen „Diese Stelle in Produktion ist vergleichbar komplex mit jener Stelle in Verwaltung, obwohl die Aufgaben völlig unterschiedlich sind.“​

Der entscheidende Unterschied: Job Grading ist das Wie (der Prozess, die Methode), Job Level ist das Was (das Ergebnis, die konkrete Stufe).​

Beispiel: Du führst ein Job-Grading-Projekt durch (der Prozess). Nach sorgfältiger Analyse stellst Du fest: Die Stelle des Betriebstechnikers entspricht Level 4 (das Ergebnis). Oder andersherum: Du weißt, dass eine Stelle Level 4 ist (das Job Level). Um das zu begründen, hast Du Job Grading durchgeführt (den Prozess angewendet).​

Warum ist das wichtig? Weil eine schlecht durchgeführte Stellenbewertung (schlechtes Grading) zu falschen Job Levels führt und damit zu unfairen Gehältern, frustrierten Mitarbeitern und rechtlichen Problemen. Eine gute Stellenarchitektur mit klaren Job Levels ist nur so gut wie das Grading-Verfahren, das dahintersteckt.​

Die Module einer Stellenarchitektur (Überblick)

Damit Du eine Vorstellung hast, woraus eine Stellenarchitektur überhaupt besteht, hier ein kurzer Überblick. Weitere Details folgen in späteren Beiträgen:

1. Jobfamilien: Gruppen von Rollen, die sich inhaltlich ähneln (z. B. „Produktion & Betrieb“, „Technischer Support“, „Verwaltung“).​
2. Karrierewege: Die „Möglichkeiten“ innerhalb und quer zu den Jobfamilien (Fachkarriere, Führungskarriere, Projektmanagement).​
3. Job Level: Die Stufen innerhalb eines Karrierewegs (z. B. Junior, Standard, Senior, Lead).​
4. Job Grades: Eine ganzheitliche Bewertung in einer Zahl, die ein Set von Anforderungskriterien berücksichtigt (Fachkompetenz, Verantwortung, Komplexität, Belastung und immer häufiger: Skills).​
5. Gehaltsbänder: Zu jedem Grade ein definiertes Gehaltsband, innerhalb dessen individuelle Salär-Entscheidungen getroffen werden.​
6. Stellenprofile (skill-basiert): Beschreibungen, die nicht nur Aufgaben listen, sondern die erforderlichen Fähigkeiten und deren Ausprägungslevel konkret machen.​

Das Ganze zusammen ist ein System, das Dir erlaubt, organisiert zu wachsen und Fairness zu sichern.

Die ersten Schritte

Was Du jetzt konkret tun kannst

Es ist völlig normal, dass das Thema erst einmal überwältigend wirkt. Das ist ein größeres Projekt. Aber das heißt nicht, dass Du morgen mit hundert Aufgaben gleichzeitig starten musst.

So kannst Du es angehen:

1. Schritt: Klären, was Dein Unternehmen warum und bis wann möchte
Setze Dich mit der Geschäftsleitung zusammen. Was ist der Treiber? Geht es um Fachkräftemangel (Ihr müsst Euch besser positionieren)? Ist es für geplantes Wachstum (Ihr braucht Übersicht)? Ist es wegen rechtlicher Anforderungen (Entgelttransparenz)? Je klarer der Grund, desto besser die Ausrichtung.​

2. Schritt: Analysiere Deinen IST-Status
Wie viele verschiedene Stellenbezeichnungen habt Ihr heute? In welchen Titeln mit ähnlicher Verantwortung arbeiten Menschen, die unterschiedlich verdienen? Das sind wertvolle Informationen, die aber jede Menge Kleinarbeit erfordern.​

3. Schritt: Hole den Betriebsrat früh an den Tisch
Wenn es einen gibt, informier ihn, erklärt, was Ihr plant. Das spart später Zeit und baut Vertrauen auf.​ Kommunikation ist da alles, wenn man in Ruhe und erfolgreich arbeiten möchte.

4. Schritt: Entscheide, wie viel Fokus auf Skill-Basierung gewünscht wird
Das ist eine strategische Frage (dazu mehr in einem späteren Beitrag der Serie). Für einen Produktionsmeister im klassischen Rollenverständnis reicht vielleicht noch die alte „formale Qualifikation“ + „Grade“. Für die neuen Rollen (IT-nahe, datengestützt) braucht Ihr wirklich eine skill-basierte Sicht. Beide können nebeneinander existieren, sie müssen nur konsistent sein.​

5. Schritt: Holt Euch echte Expertise ins Boot
Das Thema ist zu umfangreich, um es nebenbei von den bestehenden Mitarbeitenden mit maximal Sachbearbeitungspotenzial aufzubauen. Eine Stellenarchitektur zu entwickeln, benötigt echte Methodenkompetenz. Das ist eventuell eine Investition wert, aber es müssen nicht unbedingt teure Beraterkolonnen sein​. Für so ein Projekt ist es, mit der Unterstützung von fähigen und motivierten Kollegen und einem wirklich ausreichenden Zeitrahmen möglich, den gewünschten Erfolg zu bekommen.

Fazit

Die Stellenarchitektur als Fundament für Dein Wachstum

Eine Stellenarchitektur ist üblicherweise nicht alleine ein HR-Projekt, sondern auch ein Organisationsprojekt. Es ist die Antwort auf die Frage: „Wie strukturieren wir unser Unternehmen, damit es fair, transparent und flexibel ist und gleichzeitig anpassungsfähig an die neuen Anforderungen von Industrie 4.0 und kontinuierlichem Wandel?“.​

Im Mittelstand kannst Du das noch etwas flexibler gestalten als in großen Konzernen. Du kannst schneller entscheiden, schneller lernen, schneller anpassen.

In den nächsten Teilen dieser Serie zeige ich Dir das komplette Handwerkszeug. Wie die einzelnen Komponenten funktionieren, wie Du Stakeholder mitnimmst, wie Du trotz Widerstand und Unsicherheit vorwärts kommst, und vor allem wie Du eine skill-basierte Architektur aufbaust, die Dein Unternehmen für die Zukunft fit macht.

Bist Du bereit? Dann lass uns starten!

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