RACI-Matrix

Die Grundlage für klare Verantwortlichkeiten und bessere Kommunikation

Hast Du schon in einem Projekt erlebt, dass niemand so richtig weiß, wer welche Aufgabe verantwortet? Dass es ständig zu Missverständnissen kommt, weil die Rollen unklar sind? Genau hier setzt die RACI-Matrix an – und sie ist weit mehr als nur ein einfaches Organisationswerkzeug. Sie ist der Schlüssel zu echter Klarheit, effizienter Kommunikation und weniger Konflikten in Deinem Team.

Von der Klassik bis zu modernen Erweiterungen – Welche Variante passt zu Deinem Team?

In diesem Artikel zeigen wir Dir, wie die RACI-Matrix funktioniert, welche Erweiterungen es gibt und welche Variante zu Deiner Organisationsstruktur passt.

Was ist die RACI-Matrix eigentlich?

Die RACI-Matrix ist im Grunde genommen eine Verantwortlichkeitsmatrix, die Aufgaben und Rollen systematisch miteinander verbindet. Sie schafft Transparenz darüber, wer in welcher Rolle bei einer bestimmten Aufgabe beteiligt ist. Das Akronym RACI steht für vier Kategorien von Verantwortlichkeit.

R – Responsible (Verantwortlich): Das ist die Person, die die Aufgabe eigentlich ausführt. Sie ist die Macherin, der Macher, die Person, die die Hände am Werk hat und das Projekt vorantreibt.

A – Accountable (Rechenschaftspflichtig): Diese Person trägt die Gesamtverantwortung. Sie ist es, die letztendlich für das Ergebnis einstehen muss und damit auch bei Fehlern die Konsequenzen trägt. Es kann pro Aufgabe nur eine „A“-Person geben.

C – Consulted (Konsultiert): Hier sind die Experten, die Stakeholder und die klugen Köpfe angesiedelt. Diese Personen werden vor wichtigen Entscheidungen um ihre Meinung gebeten, die Kommunikation verläuft in zwei Richtungen.

I – Informed (Informiert): Diese Personen werden über Fortschritt und Ergebnisse auf dem Laufenden gehalten, sind aber nicht direkt in die Entscheidungsfindung oder Ausführung eingebunden. Die Kommunikation erfolgt in eine Richtung.

Warum ist eine RACI-Matrix so wertvoll?

Die Realität in vielen Projekten sieht oft chaotisch aus. Aufgaben werden nicht durchgeführt, weil jeder denkt, der andere kümmert sich darum. Oder mehrere Personen machen parallele Arbeit, die sich überschneidet. Die RACI-Matrix verhindert genau solche Szenarien, indem sie:

Klarheit schafft: Jede Person weiß sofort, welche Aufgaben sie betreffen und in welcher Funktion sie involviert ist. Das reduziert Missverständnisse enorm.

Kommunikation optimiert: Du kannst direkt sehen, mit wem Du in welcher Phase sprechen musst und mit wem nicht. Das spart Zeit und Nerven.

Entscheidungsprozesse beschleunigt: Weil klar ist, wer beraten werden muss und wer entscheidet, können Prozesse zügiger voranschreiten.

Konflikte vermeidet: Wenn jeder seine Rolle kennt, entstehen weniger Reibereien und Zuständigkeitsdiskussionen.

Die klassische RACI-Matrix in der Praxis

Stellen wir uns ein konkretes Beispiel vor: Dein Team plant ein neues Onboarding-Programm. Die Aufgabe „Onboarding-Struktur entwickeln“ könnte so aussehen:

Rolle	HR-Leitung	Onboarding-Manager	Fach-abteilungen	Geschäfts-führung
Onboarding-Struktur entwickeln	A	R	C	I
Willkommens-Unterlagen erstellen		R		I
Schulungen durchführen		R	C
Feedback sammeln	A	R	C	I

In dieser Matrix sieht man sofort: Die HR-Leitung trägt die Gesamtverantwortung, der Onboarding-Manager führt die meisten Aufgaben um und die Fachabteilungen werden bei bestimmten Themen konsultiert.

Die wichtigsten Erweiterungen der RACI-Matrix

Die klassische RACI-Matrix ist ein starkes Werkzeug, aber sie hat auch ihre Grenzen. Deshalb haben sich über die Jahre verschiedene Varianten entwickelt, die zusätzliche Dimensionen berücksichtigen. Hier sind die wichtigsten:

RASCI – Wenn Unterstützung zentral ist

RASCI ergänzt das klassische RACI um einen Buchstaben: S für Support (Unterstützung).

Diese Person oder Gruppe unterstützt aktiv bei der Durchführung der Aufgabe, ohne aber die Hauptverantwortung zu tragen. Das ist besonders wertvoll in komplexen Projekten, wo viele Leute Hand in Hand arbeiten.

Beispiel: Bei der Implementierung eines neuen HR-Systems könnte ein externer Berater oder eine IT-Kollegin unterstützend tätig werden, während die HR-Leitung das Projekt steuert.

Rolle	Projektmanager	HR-Leitung	IT-Berater	CFO
System-Konfiguration	A	R	S	C, I

Das S macht deutlich, dass der IT-Berater nicht einfach nur dabei ist, sondern aktive, koordinierte Unterstützung leistet.

RACI-VS – Für Qualitätskontrolle und Freigaben

RACI-VS fügt zwei weitere Rollen hinzu. V für Verify (Überprüfen) und S für Signatory (Unterzeichner/Freigeben).

Diese Variante ist besonders in regulierten Branchen oder bei sicherheitskritischen Projekten beliebt. Hier wird eine zusätzliche Prüfschicht eingebaut.

• V (Verify): Die Person überprüft, ob die Aufgabe nach den definierten Qualitätskriterien ausgeführt wurde.
• S (Signatory): Die Person segnet das Ergebnis formal ab und gibt es frei.

Beispiel: Bei der Entwicklung von Compliance-Dokumenten könnte das so aussehen:

Rolle	Compliance-Officer	Rechtsberater	Geschäftsführung	Betriebsrat
Arbeitsvertrag überarbeiten	R	C	A, S, I (V)	I, C (S)

So ist sichergestellt, dass das Dokument nicht nur geprüft, sondern auch formal freigegeben wird, bevor es in Kraft tritt.

CAIRO (oder RACIO) – Die bewusste Ausgrenzung

CAIRO ist eine oft übersehene, aber in großen Teams sehr nützliche Variante. Sie fügt ein O für Omitted (Ausgelassen/Ausgeschlossen) hinzu.

Mit dieser Rolle machst Du transparent, welche Personen oder Gruppen bewusst nicht in einen Prozess eingebunden werden. Das klingt zunächst kontraproduktiv, hat aber großen Nutzen. In großen Organisationen erspart es enorm viel Kommunikations-Overhead, wenn klar ist, wer nicht beteiligt ist.

Beispiel: Bei der Einführung einer neuen Personalstrategie könnte das so aussehen:

Rolle	HR-Strategie-Team	Betriebsrat	HR- Operations	IT-Abteilung
Strategische Ausrichtung definieren	R, A	C	I	O

Das O bei der IT-Abteilung ist eine klare Botschaft. „Diese Aufgabe geht euch nichts an, bitte kümmert euch nicht darum.“

DRASCI – Die Steuerungsrolle

DRASCI fügt ein D für Driver (Antrieb/Steuerung) hinzu und wird häufig in der PM²-Methodik verwendet.

Der Driver ist die treibende Kraft, die das Projekt voranbringt und Entscheidungen aktiv initiiert. Diese Rolle ist besonders wertvoll in komplexen, schlecht strukturierten Projekten, wo viel Koordination nötig ist.

Rolle	Projektleiter	Projektteam	Sponsor	Stakeholder	Externe
Projekt-Meilensteine festlegen	D	R	A	C	I, S

RAPID/RACI-D – Für agile Entscheidungsprozesse

Eine weitere moderne Variante ist RAPID (oder RACI-D), die Entscheidungsprozesse noch klarer strukturiert.

• R (Recommend): Wer schlägt die Lösung vor?
• A (Agree): Wer muss zustimmen?
• P (Perform): Wer führt es um?
• I (Input): Wer liefert wichtige Informationen?
• D (Decide): Wer trifft die finale Entscheidung?

Diese Variante ist ideal, wenn Du in einem Team arbeitest, das schnelle, klare Entscheidungen treffen muss, typischerweise in agilen oder innovativen Umgebungen.

Weitere spezialisierte Varianten

Es gibt noch eine Reihe weiterer Varianten, die in spezifischen Kontexten verwendet werden:

DACI: Driver, Approver, Contributor, Informed. Besonders beliebt für reine Entscheidungsfindung.

ARCI: Accountable, Responsible, Consulted, Informed. Eine Umstellung der Reihenfolge, die in manchen Organisationen intuitiver wirkt.

CAIRO+: Ergänzt CAIRO um zusätzliche Spezifikationen wie „Observer“ oder „Escalation„.

Praktische Tipps zur Auswahl Deiner RACI-Variante

Wie findest Du jetzt raus, welche Variante die richtige für Dein Team ist? Hier ein paar Überlegungen.

Die klassische RACI für: Kleinere bis mittlere Projekte mit klarer Struktur und stabilen Rollen.

RASCI für: Komplexe Aufgaben, bei denen operative Unterstützung zentral ist.

RACI-VS für: Projekte mit hohen Compliance-Anforderungen oder Qualitätskritikalität.

CAIRO/RACIO für: Große Organisationen, wo es zentral ist, Kommunikationsaufwand zu reduzieren.

DRASCI oder RAPID für: Agile, dynamische Teams mit komplexen Abhängigkeiten oder schnellen Entscheidungen.

Tipp: Wähle nicht zu viele Varianten parallel. Das verwirrt eher, als dass es hilft. Teste eine Variante, optimiere sie für Deine spezifische Situation und halte sie konsistent bei.

Von der Matrix zur praktischen Kommunikation

Eine RACI-Matrix ist nur so wertvoll wie ihre Umsetzung. Hier ein paar praktische Schritte:

1. Schreib die Matrix auf: Egal ob im Whiteboard, in Excel oder in einem Projektmanagement-Tool, sie muss sichtbar und zugänglich sein.

2. Besprecht sie gemeinsam: Setz Dich mit Deinem Team hin und diskutiert jede Zeile. Kläre Missverständnisse auf der Stelle.

3. Nutze sie als Basis für einen Kommunikationsplan: Aus den Rollen ergeben sich automatisch die Informationsbedarfe. Wer in einer „C“-Rolle ist, braucht andere Infos als jemand in einer „I“-Rolle.

4. Schaut die Matrix regelmäßig an: Projekte verändern sich. Rollen verschieben sich. Nimm Dir Zeit, um die Matrix aktuell zu halten.

Fazit

Klarheit über Komplexität

Die RACI-Matrix ist ein simples, aber hocheffektives Werkzeug, um Verantwortlichkeiten und Rollen zu klären. Sie funktioniert nicht nur im Projektmanagement, sondern auch in der strategischen Planung, bei Organisationsentwicklung oder im Change-Management.

Die Vielfalt an Varianten zeigt, dass es keine One-Size-Fits-All-Lösung gibt. Aber gerade diese Flexibilität macht die RACI-Matrix so wertvoll. Du kannst sie genau an Deine Bedürfnisse anpassen.

Nutze sie bewusst, nutze sie konsistent und nutze sie nicht als Selbstzweck. Eine Matrix, die nur in einer Excel-Datei liegt und die niemand kennt, hilft niemandem. Aber eine Matrix, die gemeinsam erarbeitet und gelebt wird, kann Dein Team und Deine Organisation, deutlich effizienter machen.

Welche Variante passt zu Dir? Und in welchem Projekt würdest Du die RACI-Matrix gerne ausprobieren? Kommentiere gerne, wir freuen uns auf den Austausch!

FAQ