Variabler Urlaub

Flexibilität mit klaren Regeln

Der Arbeitsmarkt hat sich gewandelt. Während früher die standardisierten 20 bis 25 Urlaubstage pro Jahr ausreichten, fordern Mitarbeitende heute zunehmend Flexibilität bei der Urlaubsgestaltung. Manche möchten lieber mehr Zeit für ihre Familie haben, andere wiederum bevorzugen zusätzliches Einkommen. Variabler Urlaub ist hier ein Modell für eine erfolgreiche Mitarbeiterbindung und wird als spannendes Corporate Benefit angesehen. Es ermöglicht beiden Seiten, ihre Vorstellungen von einer ausgewogenen Work-Life-Balance zu verwirklichen.

Doch wie funktioniert dieses Modell rechtlich, und worauf musst Du als HR-Verantwortliche(r) achten? Dieser Artikel zeigt Dir die Grundlagen, Chancen und Herausforderungen auf.

Der Urlaubsanspruch

Gesetzliches Fundament vs. vertragliche Gestaltung

Um variablen Urlaub implementieren zu können, müssen wir zuerst verstehen, woraus sich der Urlaubsanspruch zusammensetzt.

Der gesetzliche Mindesturlaub ist heilig. In Deutschland beträgt dieser bei einer 5-Tage-Woche 20 Arbeitstage pro Jahr gemäß Bundesurlaubsgesetz (BUrlG). Diese Tage sind nicht verhandelbar, denn sie dienen dem Schutzzweck der Erholung und Gesundheit der Beschäftigten. Sie können weder verkauft noch gekauft werden. Punkt! Diese Grenze ist eine rechtliche Schranke, die auch bei der besten Unternehmensflexibilität nicht unterschritten werden darf.

Darüber hinaus gewähren viele Unternehmen zusätzliche Urlaubstage, die über diesen Mindesturlaub hinausgehen. Sei es durch den Arbeitsvertrag, Tarifverträge oder freiwillige Arbeitgeberleistungen. Genau hier wird es interessant, denn dieser zusätzliche Urlaub ist der Spielraum, in dem variable Urlaubsmodelle funktionieren.

Beispiel: Ein Unternehmen gewährt seinen Mitarbeitenden 30 Tage Urlaub im Jahr. Das wären 20 Tage gesetzlicher Mindesturlaub plus 10 Tage zusätzlich. Diese 10 zusätzlichen Tage bilden das Kontingent, aus dem gekauft und verkauft werden kann und werden als variabler Urlaub bezeichnet.

Urlaubstage kaufen

Mehr Zeit, weniger Gehalt

Das Prinzip beim Kauf von Urlaubstagen ist denkbar einfach. Ein Mitarbeitender verzichtet auf einen Teil seines Bruttogehalts und erhält im Gegenzug zusätzliche freie Tage. Dies geschieht durch eine schriftliche Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag, die beide Seiten (Arbeitgeber und Mitarbeitender) unterzeichnen.

Ein Beispiel: Anna verdient 36.000 € brutto pro Jahr und möchte 5 zusätzliche Urlaubstage kaufen. Die Berechnung funktioniert üblicherweise so. Ein Urlaubstag wird mit einem Tagessatz des durchschnittlichen Bruttogehalts aus den letzten 13 Wochen (1 Quartal) bewertet. Es werden auch Verdiensterhöhungen wie Provisionen berücksichtigt, Verdienstkürzungen, wie beispielsweise Kurzarbeitergeld, Arbeitsausfällen oder bei unverschuldeten Arbeitsversäumnissen jedoch nicht. Dieses Quartals-Brutto wird durch 65 (durchschnittliche Arbeitstage im Zeitraum) dividiert.

Bei dieser gerichtlich aktuell anerkannten Methode kostet jeder Urlaubstag Anna 138,46 € brutto (9.000€ Quartalsbrutto / 65). Für 5 Tage würde ihr Gehalt um 692,30 € gekürzt, was monatlich etwa 58 € ausmacht, falls man es langfristig plant und finanziell verteilen möchte.

Wichtig zu verstehen: Die Entgeltumwandlung erfolgt vom Bruttoeinkommen, nicht vom Netto. Das hat Auswirkungen auf Steuern, Sozialversicherungsbeiträge und Rentenbeiträge. Diese Punkte sind später noch zu behandeln.

Urlaubstage verkaufen

Mehr Geld, weniger Freizeit

Die umgekehrte Variante ist der Verkauf von Urlaubstagen. Ein Mitarbeitender tritt einen Teil seines vertraglich zugesicherten Zusatzurlaubs ab und erhält dafür eine Erhöhung des Bruttogehalts. Auch dies bedarf einer schriftlichen Vereinbarung.

Die Berechnung funktioniert parallel zum Kauf. Wenn Mark sein Jahreseinkommen von 42.000 € erhöhen möchte und bereit ist, 6 zusätzliche Urlaubstage aufzugeben, würde sein Gehalt um 969,24 € erhöht (6 Tage × 161,54 € pro Tag).

Ein häufiger Anwendungsfall sind provisionsabhängig Beschäftigte. Diese möchten lieber arbeiten, um mehr zu verdienen, als bezahlte Zeit zu nehmen. Hier kann das Modell echten Mehrwert bieten, aber auch Grenzen haben, die wir später diskutieren.

Unbezahlter Urlaub als Alternative

Ein unterschätztes Modell

Interessanterweise gibt es noch eine dritte Option, die oft übersehen wird, der unbezahlte Urlaub. Dies ist besonders relevant, weil er eine Brückenlösung darstellt, bei der Mitarbeitende zusätzliche freie Zeit erhalten, ohne dass das Unternehmen Urlaubstage finanziert.

Rechtlich ist unbezahlter Urlaub zulässig, es gibt keine gesetzliche Grundlage, die ihn verbietet. Der Mitarbeitende muss jedoch zustimmen.

Achtung! Die Sozialversicherung läuft für den ersten Monat kostenlos weiter. Das bedeutet, dass Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitsloseversicherung automatisch fortlaufen, ohne dass der Arbeitgeber Beiträge zahlt. Der Arbeitnehmer erhält für diese Zeit jedoch kein Gehalt.

Dies macht unbezahlten Urlaub interessant für längere Auszeiten, beispielsweise Sabbaticals oder Elternzeiten, die über die regulären Regelungen hinausgehen. Ab dem zweiten Monat muss sich der Mitarbeitende jedoch selbst versichern, was kostenlos via Familienversicherung oder gegen Gebühr (2025: ab etwa 179 € monatlich) möglich ist.

Kombiniert mit dem Urlaubskauf kann dies zu großer Flexibilität führen. Ein Mitarbeitender könnte beispielsweise 2 Wochen gekauften Urlaub nehmen und dann einen Monat unbezahlten Urlaub anhängen, ohne dabei seinen Versicherungsschutz zu verlieren.

Regelungen definieren

Das notwendige Regelwerk

Willkürlichkeit ist der Feind von Fairness und Rechtssicherheit. Deshalb ist es unverzichtbar, klare Regeln zu etablieren, bevor der erste Urlaubstag gekauft oder verkauft wird. Beschränkungen haben Vor- und Nachteile, könnten aber teil einer gemeinsamen Ausarbeitung zur zusätzlichen Mitarbeiterbindung sein. Offene Diskussionen helfen da, wenn den Ergebnissen im Endeffekt auch gefolgt wird.

1. Definition der handelbaren Urlaubstage

Dokumentieren Sie deutlich, welcher Teil des Urlaubsanspruchs überhaupt Gegenstand von Kauf und Verkauf sein kann. Der gesetzliche Mindesturlaub bleibt unangetastet. Alles darüber hinaus kann, muss aber nicht, freigegeben werden.

Ein Beispiel einer klaren Regelung könnte lauten: „Der Mindesturlaub von 20 Arbeitstagen bleibt in jedem Fall erhalten. Die darüber hinaus als variabler Urlaub gewährten 10 Zusatztage können ganz oder teilweise verkauft werden.“

Daher sollte der Urlaubsanspruch auch im Arbeitsvertrag zwischen gesetzlichem und Zusatzanspruch aufgeteilt werden.

2. Maximale Kontingente pro Person

Wie viele Tage darf ein einzelner Mitarbeitender maximal kaufen oder verkaufen? Diese Grenze verhindert, dass einzelne Personen extrem aus der Norm fallen oder, besonders beim Verkauf, ihre Erholung gravierend gefährden.

Typische Regelungen:

• Maximal 5 bis 10 zusätzliche Tage pro Jahr kaufbar
• Maximal 3 bis 5 Tage pro Jahr verkaufbar (um Überbelastung zu vermeiden)

Einige progressive Unternehmen koppeln die Grenzen auch an Betriebsangehörigkeit.

3. Prozentuale Begrenzung der Belegschaft

Ein weiterer Schutzmechanismus könnte lauten „Maximal X Prozent der Belegschaft darf gleichzeitig das Kontingent nutzen“. Dies verhindert, dass während Urlaubszeiten plötzlich zu viele Positionen ausfallen.

Eine häufige Regelung ist: „Maximal 20% der Mitarbeitenden dürfen zeitgleich vom Urlaubskauf Gebrauch machen.“

Dies ist nicht diskriminierend, sondern eine betriebliche Notwendigkeit, um die  Geschäftskontinuität zu sichern, sollte aber vorab ausgiebig und offen kommuniziert werden.

4. Zeitliche Vorlauf- und Anmeldungsfristen

Planung ist das A und O. Daher braucht es klare Anmeldungsfristen für Kauf- und Verkaufswünsche.

• Vorlauf: Beispielsweise mindestens 2–3 Monate vor dem Kalenderjahr (also z.B. bis 30. Oktober für das kommende Jahr)
• Beantragung: Schriftlich, mit Genehmigung durch die Führungskraft
• Gültigkeitsdauer: Üblicherweise für ein Kalenderjahr gültig, nicht übertragbar ins Folgejahr

Manche Unternehmen bieten auch mehrere „Kauf-Fenster“ im Jahr an, zum Beispiel Januar und Juli, um flexibler zu sein.

5. Berechnungsmethode festschreiben

Welche Formel wird angewendet, um den Wert eines Urlaubstags zu bestimmen? Es gibt mehrere etablierte Methoden:

1. Methode: 0,5% des Jahresbruttogehalts

• Formel: Jahresbruttogehalt × 0,5% = Wert eines Urlaubstags
• Beispiel: 40.000 € × 0,5% = 200 € pro Tag
• Vorteil: Einfach zu berechnen, transparent
• Nachteil: Bei sehr hohen oder niedrigen Gehältern wirkt sie möglicherweise disproportional

2. Methode: Durchschnittlicher Tagesverdienst

• Formel: Jahresbruttogehalt / Anzahl der Arbeitstage im Jahr
• Beispiel: 40.000 € / 220 Arbeitstage = 182 € pro Tag
• Vorteil: Berücksichtigt die tatsächliche Arbeitsleistung
• Nachteil: Muss jährlich neu berechnet werden

3. Methode: Nach BUrlG § 11 (Stand 11/2025)

• Folgt der gesetzlichen Berechnung für Urlaubsentgelt
• Formel: Bruttoverdienst der vergangenen 13 Wochen (1 Quartal) / 65 Arbeitstage (bei 5-Tage-Woche)
• Vorteil: Rechtlich am solidesten, auch für variable Gehaltsbestandteile gültig
• Nachteil: Etwas komplexer in der Berechnung

Wichtig: Arbeiten Sie mit Ihrem Steuerberater oder Arbeitsrechtsanwalt zusammen, um die für Ihre Situation beste und rechtlich abgesicherte Methode zu wählen.

6. Mitbestimmung des Betriebsrats

Falls das Unternehmen einen Betriebsrat hat, ist eine wichtige Frage, ob dieser ein Mitbestimmungsrecht hat?

Das Arbeitsrecht unterscheidet hier folgendes. Der Betriebsrat hat ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG für „allgemeine Urlaubsgrundsätze“ – also z.B. die zeitliche Lage von Urlaub, Sperrzeiten oder Priorisierung.

Beim Kauf und Verkauf von Urlaubstagen ist umstritten, ob dies unter die „Urlaubsgrundsätze“ fällt. Die herrschende Meinung tendiert dazu, dass hier kein Mitbestimmungsrecht besteht, solange es um individuelle Vereinbarungen geht. Soll variabler Urlaub jedoch in eine verbindliche Betriebsvereinbarung für alle eingepflegt werden, solltest Du unbedingt den Betriebsrat mit ins Boot holen. Das ist nicht nur rechtssicherer, sondern auch fairer und verhindert Konflikte.

7. Ausnahmeregelungen und Sonderfälle

Es gibt immer Grenzfälle. Regelt daher folgende Themen vorausschauend:

• Kündigung: Was passiert mit gekauftem, aber nicht genommenem Urlaub? Wird dieser abgegolten? (Rechtlich problematisch)
• Elternzeit / Langzeiterkrankung: Können Mitarbeitende während dieser Phasen das Modell ändern?
• Tarifbindung: Beachtet die Tarifvorgaben, falls das Unternehmen tarifgebunden ist. Diese können das Modell verhindern oder beschränken.
• Mindestlohn: Die Entgeltumwandlung darf nicht dazu führen, dass der Stundenlohn unter den Mindestlohn sinkt.

Best Practice

Wie andere Unternehmen es machen

In der Realität zeigen sich einige bewährte Muster:

Das Jahresfenster-Modell: Viele größere Unternehmen öffnen das Kauf-/Verkaufsfenster einmal im Jahr, etwa im Januar. Alle Wünsche werden dann zentral erfasst, genehmigt und im Januar gültig. Dies erleichtert die Personalplanung erheblich.

Die Staffelung nach Seniorität: Einige Unternehmen bieten älteren Mitarbeitenden oder Führungskräften andere Kontingente als jüngeren Kollegen, zum Beispiel weil ältere Menschen mehr Erholung brauchen oder Führungskräfte schwerer ersetzbar sind.

Die Sperre bei Überauslastung: In stark ausgelasteten Abteilungen wird der Urlaubskauf temporär ausgesetzt, bis sich die Situation beruhigt hat. Dies verhindert unerwünschte Personalausfälle.

Die Kombination mit Flex-Accounts: Manche Unternehmen lassen Mitarbeitende für eine ganzheitliche Flexibilität auch Überstunden oder variable Boni in zusätzliche Urlaubstage umwandeln.

Rechtliche und steuerliche Besonderheiten

Achtung: Die Entgeltumwandlung beim Urlaubskauf hat Konsequenzen, die oft unterschätzt werden.

Auswirkungen auf die Sozialversicherung

Wenn das Jahresbruttogehalt um beispielsweise 1.500 € sinkt (wegen Urlaubskauf), sinken auch die Beitragszahlungen zur Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung. Das ist formal korrekt, führt aber zu einer Reduzierung der späteren Rentenbezüge, ein Punkt, den Mitarbeitende oft nicht reflektieren.

Ein Gespräch mit der HR-Abteilung oder ein entsprechender Disclaimer (s.u.) ist hier wichtig.

Lohnfortzahlung bei Krankheit

Die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall richtet sich nach dem regulären Gehalt. Wenn dieses um den Urlaubskauf reduziert ist, kann auch die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall geringer ausfallen. Dies ist ein weiterer Nebeneffekt, den Mitarbeitende verstehen sollten.

Rentenversicherung und Beitragslücken

Besonders kritisch: Bei längeren unbezahlten Urlauben (über 1 Monat hinaus) entstehen Beitragslücken in der Rentenversicherung. Zwar können Mitarbeitende freiwillige Beiträge zahlen, aber oft tun sie das nicht, was spätere Rentenverluste bedeutet.

Disclaimer und rechtliche Vorbehalte

Diesem Text unterliegt nicht die Funktionalität einer Rechtsberatung. HR-Regulierungen in Deutschland, Österreich und der Schweiz unterliegen ständigen Änderungen und Interpretationen durch Behörden und Gerichte. Besonders in folgenden Punkten solltet Ihr externe Expertise hinzuziehen:

• Arbeitsrechtliche Klärung: Die genaue rechtliche Zulässigkeit des Modells in Deinem Bundesland oder Land
• Steuerliche Gestaltung: Wie die Entgeltumwandlung optimal gestaltet wird
• Tarifbindung: Falls relevant – Einhaltung von Tarifvorgaben
• Betriebsrat-Einbindung: Die genaue Reichweite des Mitbestimmungsrechts
• Mindestlohn-Compliance: Sicherstellung, dass keine Unterschreitungen entstehen

Empfehlung: Lasst ein Konzept durch Arbeitsrecht und Steuerberatung prüfen, bevor Ihr es implementiert. Die Investition ist vergleichsweise gering, die Risiken bei Fehlern aber erheblich.

Fazit

Flexibilität braucht Struktur

Variabler Urlaub ist eine echte Antwort auf moderne Arbeitswelt-Anforderungen. Es ermöglicht Mitarbeitenden, ihre Work-Life-Balance selbstbestimmt zu gestalten, und Unternehmen können sich als flexible Arbeitgeber positionieren.

Die Erfolgsgaranten sind

1. Klare Regelungen, die für alle gleich gelten und keine Willkür ermöglichen
2. Transparente Kommunikation, sodass Mitarbeitende die Konsequenzen verstehen
3. Rechtliche Sicherheit, die durch externe Expertise gewährleistet wird
4. Fokus auf den gesetzlichen Mindesturlaub. Dieser ist nicht verhandelbar und schützt die Gesundheit

Mit einem durchdachten Modell schaffst Du nicht nur ein attraktives Benefit, sondern auch einen Ort, wo Mitarbeitende ihre Zeit wirklich selbst gestalten können. Und das ist am Ende das, was in einer Arbeitswelt, in der Zeit die kostbarste Ressource ist, zählt.

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