Preboarding

Der Schlüssel zum erfolgreichen Mitarbeiterstart

Die Phase zwischen Vertragsunterschrift und erstem Arbeitstag wird häufig unterschätzt – dabei ist sie entscheidend für den langfristigen Erfolg einer Neueinstellung. Diese kritische Zeitspanne, das sogenannte Preboarding, kann darüber entscheiden, ob neue Talente motiviert und engagiert ins Unternehmen starten oder bereits vor dem ersten Tag abspringen. Studien zeigen, dass rund 30 Prozent aller Unternehmen bereits die Erfahrung gemacht haben, dass Verträge vor Arbeitsbeginn wieder gekündigt wurden. Mit durchdachten Preboarding-Maßnahmen lässt sich diese kostspielige Frühfluktuation signifikant reduzieren.​

Was ist Preboarding? Die Definition

Preboarding bezeichnet den Prozess der Einbindung neuer Mitarbeiter vom Zeitpunkt der Vertragsunterzeichnung bis zum ersten offiziellen Arbeitstag. Während das traditionelle Onboarding erst am ersten Arbeitstag beginnt, nutzt das Preboarding aktiv die Zwischenzeit, um neue Teammitglieder zu binden, vorzubereiten und willkommen zu heißen.​

Diese Phase dauert in der Regel mindestens vier Wochen, entsprechend der Kündigungsfristen, oft aber auch drei bis sechs Monate. Ziel ist es, den Grundstein für eine positive Mitarbeitererfahrung zu legen und einen reibungslosen Übergang in die Organisation zu ermöglichen.​

Preboarding ist damit die erste Phase eines umfassenden Onboarding-Prozesses. Während das Onboarding darauf abzielt, neue Mitarbeiter technisch, organisatorisch und kulturell ins Unternehmen einzuführen, startet das Preboarding bereits mit der Vertragsunterschrift und sorgt dafür, dass die Vorfreude auf den neuen Job hoch bleibt und Unsicherheiten abgebaut werden.​

Die praktische Anwendung

So funktioniert erfolgreiches Preboarding

Ein strukturiertes Preboarding lässt sich in drei zentrale Phasen unterteilen, die unterschiedliche Schwerpunkte setzen:​

Phase 1: Direkt nach Vertragsunterschrift

Unmittelbar nach der Vertragsunterzeichnung sollte eine wertschätzende Kommunikation erfolgen. Eine persönliche E-Mail oder ein handgeschriebener Willkommensbrief bestärkt die Neueinstellung in ihrer Entscheidung. In dieser Phase werden auch administrative Formalitäten wie die Anforderung des Sozialversicherungsausweises oder der Lohnsteuerkarte erledigt. Der neue Mitarbeiter erhält zudem erste grundlegende Informationen über das Unternehmen, seine Kultur und Werte.​

Phase 2: Die Wochen vor Arbeitsbeginn

In der mittleren Phase werden alle technischen und organisatorischen Vorbereitungen getroffen. Der Arbeitsplatz wird eingerichtet, Computer, E-Mail und Druckerzugänge werden konfiguriert. Bei Remote-Mitarbeitern wird die Homeoffice-Ausstattung rechtzeitig versandt, sodass alle Geräte vor dem ersten Arbeitstag funktionieren.​

Parallel dazu erhält der neue Kollege wichtige praktische Informationen: Wo muss ich wann sein? Wo kann ich parken? Wie ist der Dresscode? Wen spreche ich bei meiner Ankunft an? Erfolgreiche Unternehmen stellen häufig ein FAQ-Dokument bereit, das diese typischen Fragen bereits vor dem ersten Tag beantwortet.​

Phase 3: Unmittelbar vor Arbeitsbeginn

Kurz vor dem allerersten Arbeitstag, idealerweise in den Tagen davor, sollte ein persönlicher Anruf durch die Führungskraft oder den zugewiesenen Buddy erfolgen. Dabei werden letzte Fragen geklärt und dem neuen Teammitglied versichert, dass alles bereit ist. Diese finale Kontaktaufnahme nimmt letzte Nervosität und sorgt dafür, dass der/die Neue pünktlich und zuversichtlich zur Arbeit kommt.​

Best Practices und konkrete Beispiele

Aus der Praxis haben sich verschiedene Maßnahmen als besonders wirksam erwiesen:

Proaktive Kommunikation

Neue Mitarbeiter haben erfahrungsgemäß viele Fragen, auch wenn sie diese nicht immer von sich aus stellen. Statt auf Anfragen zu warten, sollten Unternehmen proaktiv informieren. Eine Art FAQ für neue Mitarbeiter beantwortet typische Unsicherheiten bereits im Vorfeld.​

Welcome Packages

Ein durchdachtes Willkommenspaket weckt Vorfreude und schafft eine emotionale Bindung. Klassische Inhalte sind eine persönliche Willkommenskarte, Notizbücher, Stifte, eine Tasse mit Logo und Vornamen oder ein personalisiertes T-Shirt. Originelle Ideen umfassen einen externen Akku, eine wiederverwendbare Trinkflasche, eine Lunchbox oder eine kleine Pflanze für den Arbeitsplatz.​

Die Gestaltung als echtes Geschenk aktiviert positive Emotionen, das Auspacken macht einfach glücklich und verstärkt das Gefühl der Wertschätzung. Unternehmen, die Wert auf Nachhaltigkeit legen, können umweltfreundliche Alternativen wählen, zum Beispiel Produkte aus recycelten Materialien.​

Team-Integration vor dem ersten Tag

Falls vor dem Arbeitsantritt Team-Events oder firmenweite Veranstaltungen stattfinden, sollten neue Mitarbeiter bereits eingeladen werden. Eine persönliche Videobotschaft des Teams oder ein kurzer Clip, in dem die Führungskraft über die Unternehmensvision spricht, schafft schon im Preboarding eine positive Verbindung. Auch ein Teamvideo, in dem sich die zukünftigen Kollegen vorstellen, ist besonders hilfreich, wenn der Neue in einem großen Team startet.​

Buddy-System etablieren

Die frühzeitige Benennung eines Buddies oder Mentors gibt neuen Mitarbeitern einen festen Ansprechpartner für alle Fragen. Der Buddy ist typischerweise ein/e Kollege/in auf gleicher Ebene, der bei der sozialen Integration hilft und als vertrauensvolle Kontaktperson dient. Im Unterschied dazu übernimmt ein Mentor zusätzlich die fachliche Einarbeitung und begleitet die berufliche Entwicklung längerfristig. Bereits vor dem ersten Tag sollte der neue Mitarbeiter per Mail von seinem Buddy hören.​

Virtuelle Rundgänge und digitale Formate

Gerade bei Remote-Arbeit oder hybriden Arbeitsmodellen sind digitale Preboarding-Formate unverzichtbar. Ein virtueller Rundgang durch die Büroräume ermöglicht es neuen Mitarbeitern, ihren zukünftigen Arbeitsplatz vorab kennenzulernen. Dank moderner VR-Technologien können sie sogar an ersten Trainings teilnehmen, bevor sie tatsächlich ankommen.​

Tools und Software für effektives Preboarding

Digitale Lösungen unterstützen Unternehmen dabei, den Preboarding-Prozess zu strukturieren und zu automatisieren:

Für Unternehmen mit kleinerem Budget bieten sich universelle Tools wie Google Sheets an, um den Preboarding-Prozess selbst zu gestalten. Der Nachteil ist allerdings der wesentlich höhere manuelle Arbeitsaufwand.​

Vorteile: Warum Preboarding unverzichtbar ist

Die Investition in strukturiertes Preboarding zahlt sich mehrfach aus:

Reduktion der Frühfluktuation

Bis zu 40 Prozent aller Kündigungen erfolgen innerhalb des ersten Monats. Ein gut vorbereiteter Preboarding-Prozess reduziert diese Frühfluktuationsrate signifikant. Laut einer Studie haben 36 Prozent der befragten Unternehmen bereits Kündigungen während des Onboardings erlebt, wobei 81 Prozent glauben, dass durch besseres Onboarding – einschließlich Preboarding – diese frühe Fluktuation minimiert werden kann.​

Vermeidung von No-Shows und Ghosting

Ein zunehmendes Phänomen ist, dass Neueinstellungen ein Stellenangebot annehmen, am ersten Arbeitstag jedoch nicht erscheinen. Preboarding reduziert dieses Risiko, indem es kontinuierlichen Kontakt hält und die Bindung zum Unternehmen stärkt.​

Schnellerer produktiver Einsatz

Wenn administrative Aufgaben und Formalitäten bereits im Preboarding erledigt werden, können sich neue Mitarbeiter ab dem ersten Tag auf ihre eigentliche Aufgabe konzentrieren. Sie sind schneller einsatzbereit und können ihr volles Leistungspotenzial früher entfalten.​

Höhere Mitarbeiterbindung

Neue Mitarbeiter, die ein strukturiertes Pre- und Onboarding durchlaufen, bleiben mehr als doppelt so lange im Unternehmen. Die emotionale Bindung, die bereits vor dem ersten Arbeitstag aufgebaut wird, trägt erheblich zur langfristigen Loyalität bei.​

Stärkung der Arbeitgebermarke

Preboarding zahlt auf das Image als attraktiver Arbeitgeber ein und ist damit wichtiger Bestandteil des Employer Brandings. Eine positive Erfahrung in dieser Phase wird geteilt und trägt zur Reputation des Unternehmens bei.​

Abbau von Unsicherheiten

Preboarding hilft dabei, Unsicherheiten im neuen Job zu beseitigen und Ängste zu lindern. Ein gut vorbereiteter Start trägt erheblich zum Wohlbefinden neuer Mitarbeiter bei und gibt ihnen einen Wettbewerbsvorteil.​

Herausforderungen und wie man sie meistert

Trotz aller Vorteile bringt Preboarding auch Herausforderungen mit sich, die Unternehmen kennen und adressieren sollten:

Technische Barrieren

Nicht alle neuen Mitarbeiter verfügen über die erforderlichen technischen Fähigkeiten oder den Zugang zu notwendigen Geräten. Die Lösung: Stellen Sie leicht verständliche Anleitungen bereit und bieten Sie technische Unterstützung an. Achten Sie beim Erstellen der Preboarding-Inhalte auf Mobilfähigkeit, sodass neue Mitarbeiter direkt vom eigenen Smartphone aus starten können.​

Mangelnde persönliche Interaktion

Digitale Methoden wirken manchmal unpersönlich, und wenn der menschliche Kontakt fehlt, ist es schwierig, eine gute Beziehung aufzubauen. Organisieren Sie virtuelle Treffen und Team-Meetings, schreiben Sie persönliche E-Mails und ermutigen Sie andere Teammitglieder dazu. Ein internes soziales Netzwerk stärkt die persönliche Bindung auch ohne direkten Kontakt.​

Informations-Überflutung

Wenn zu viele Informationen auf einmal bereitgestellt werden, fühlen sich neue Mitarbeiter schnell überfordert. Statt einem warmen Willkommen wirkt das Preboarding dann wie unbezahlte Arbeit. Unterteilen Sie die Inhalte in übersichtliche, leicht verdauliche Module und geben Sie einen klaren, strukturierten Lernpfad vor.​

Engagement und Motivation aufrechterhalten

In einem digitalen Umfeld fällt es manchen Menschen schwer, Engagement und Motivation aufrechtzuerhalten. Gestalten Sie Ihre digitalen Preboarding-Inhalte abwechslungsreich. Nutzen Sie Gamification, interaktive Elemente und verschiedene Medien, um die Aufmerksamkeit aufrecht zu halten. Das Preboarding soll sich nach Spaß anfühlen und nicht wie ein lästiges To-do.​

Vernachlässigung durch fehlendes Bewusstsein

Laut einer Umfrage von Haufe nutzt ein Viertel der Unternehmen das Preboarding nicht. Dabei würden sich neue Mitarbeiter genau das wünschen – vor allem Informationen über die Rolle, gefolgt von Informationen zum Team und zu internen Richtlinien. Die Lösung liegt in der Bewusstseinsbildung: Unternehmen müssen verstehen, dass sich die Unterscheidung zwischen Preboarding und Onboarding lohnt, um Überforderung zu vermeiden und den Prozess zu entzerren.​

Checkliste: Die wichtigsten Preboarding-Maßnahmen

Eine strukturierte Checkliste hilft, keine wichtigen Aspekte zu vergessen:​

• Personalerfassungsbogen zusenden und ausfüllen lassen
• Persönliches Begrüßungsschreiben des Personalverantwortlichen oder künftigen Vorgesetzten
• Persönlicher Gruß von den Kollegen, beispielsweise als Video
• Überblick über die wichtigsten Programmpunkte des ersten Arbeitstags
• Versand eines Willkommenspakets
• Vorbereitung und vollständige Einrichtung des Arbeitsplatzes
• Informationen rund um das Unternehmen: Organigramm, Unternehmenskultur, Leitbild
• Informationen zur Ankunft am ersten Tag: Ankunftszeit, Parkplatz, Anschrift, Ansprechpartner
• Wichtige Informationen zur Tätigkeit: Arbeits- und Pausenzeiten, Kantine, Urlaubsanträge, Kleiderordnung
• Benennung eines Ansprechpartners oder Buddys
• Ein bis zwei Tage vor dem Arbeitsantritt nochmalige Kontaktaufnahme

Preboarding als strategischer Erfolgsfaktor

Preboarding ist weit mehr als eine nette Geste – es ist ein strategischer Erfolgsfaktor im Wettbewerb um Talente. Die Phase zwischen Vertragsunterschrift und erstem Arbeitstag entscheidet maßgeblich darüber, ob neue Mitarbeiter motiviert und engagiert starten oder bereits vor dem ersten Tag abspringen.

Unternehmen, die diese kritische Phase aktiv gestalten, profitieren von geringerer Fluktuation, schnellerer Produktivität und höherer Mitarbeiterbindung. Mit den richtigen Maßnahmen, durchdachten Kommunikationsstrategien und geeigneten digitalen Tools lässt sich ein Preboarding-Prozess aufsetzen, der neue Talente von Anfang an begeistert und langfristig ans Unternehmen bindet.